Dokter Koperasi: CONTOH SOP SEDERHANA KOPERASI

KEPUTUSAN KOPERASI SIMPAN PINJAM YUSTICIA SEJAHTERA

NOMOR : 01 sd 07 / Kep / P / LEMBAGA / X / 2010

NOMOR : 01 sd 11 / Kep / P / USAHA / X / 2010

NOMOR : 01 sd 06 / Kep / P / KEUANGAN / X / 2010

TENTANG

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR…………………..

Menimbang : Contoh Konsideran SKEP !

1. Bahwa dalam rangka mencapai Tujuan pendirian Koperasi…….. yakni untuk meningkatkan kesejahteraan anggota koperasi.

2. Bahwa dalam rangka menjaga kredibilitas Koperasi……. terhadap penilaian dan kepercayaan baik Anggota Koperasi maupun masyarakat pada umumnya.

3. Bahwa dalam rangka meningkatkan kinerja karyawan agar termotivasi, tertib dan taat azas dalam melaksanakan Tugas Pokok & Fungsinya di Koperasi….

4. Bahwa dalam rangka membuat system organisasi yang sehat, efektif dan efisien.

5. Bahwa dalam rangka membangun organisasi dan manajemen yang baik.

6. Bahwa dalam rangka pencapaian Visi dan Misi Koperasi YS.

7. Bahwa dalam rangka meningkatkan Pelayanan Prima kepada Anggota maupun calon Anggota.

8. Bahwa dalam rangka meningkatkan jumlah Anggota yang potensial.

9. Bahwa dalam rangka Pembagian dan Penggunaan SHU yang adil.

10. Bahwa dalam rangka meningkatkan Simpanan Anggota.

11. Bahwa dalam upaya mengurangi dan menyelesaikan Pinjaman Bermasalah.

12. Bahwa dalam rangka mengamankan Asset Koperasi.

-------maka perlu aturan khusus tentang kelembagaan, usaha dan keuangan---

Mengingat :

1. Undang-undang Nomor 25 Tahun 1992 Tentang Perkoperasian.

2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 9 Tahun 1995 tentang Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan.

3. Kepmen Koperasi dan UK & M N0 : 96/Kep/M.KUKM/IX/2004, tentang Pedoman Standar Operasional Manajemen.

4. Anggaran Dasar Koperasi.........

5. Keputusan Rapat Anggota Koperasi tgl……tentang perlunya Aturan Khusus

Menetapkan :

MEMUTUSKAN : Keputusan Pengurus / Pengawas / Manajer, Tentang: ---------------

Bidang Kelembagaan-------generiknya apa ? ----- Ada TUJUH !
Bidang Usaha -----------------generiknya apa ?----- Ada SEBELAS !
Bidang Keuangan-------------generiknya apa ?----- Ada ENAM

ISI KEPUTUSAN ( DICTUM )

BAB :.

Pasal:

Ayat :

Standar Operasional Manajemen Kelembagaan terdiri dari :

Organisasi dan manajemen KSP/USP Koperasi;
Pengelolaan Organisasi;
Pengelola KSP/USP Koperasi;
Prosedur Penutupan USP Koperasi;
Prosedur Pembubaran;
Pembagian dan Penggunaan SHU;
Pengelolaan Harta Kekayaan KSP/USP Koperasi.

Standar Operasional Manajemen Usaha terdiri dari :

Penghimpunan dan Penyaluran dana;
Jenis Pinjaman;
Persyaratan calon peminjam;
Pelayanan Pinjaman kepada unit lain;
Plafond Pinjaman;
Biaya Pinjaman;
Agunan;
Pengembalian dan Jangka Waktu Pinjaman;
Analisis pinjaman;
Pembinaan nasabah oleh KSP/USP Koperasi;
Penanganan Pinjaman Bermasalah.

Standar Operasional Manajemen Keuangan terdiri dari :

Keseimbangan Arus Dana;
Penggunaan Kelebihan Dana;
Penghimpunan Dana Dari Luar;
Pembagian SHU;
Pelaporan Keuangan;
Pengukuran Kinerja KSP/USP Koperasi.

Diskusikan konsep Nomenklatur SKEP DI Koperasi IBU DAN BAPAK !!!

PERATURAN KHUSUS STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

(Pedoman bagi Pengurus / Pengawas / Karyawan / Pengelola dan Anggota)

Standard Operatioanl Procedure (SOP) adalah peraturan yang memuat ketentuan-ketentuan dan prosedur tentang pengelolaan Koperasi, sebagai panduan dan pedoman bagi Pengurus, Pengawas, Pengelola, Karyawan maupun Anggota. SOP ini disusun atas dasar Visi, Misi dan Tujuan dibentuknya Koperasi sebagai Badan Usaha mengacu pada Undang – Undang No. 25 Tahun 1992 dan AD / ART Koperasi……………

BAB 1

VISI, MISI DAN TUJUAN KOPERASI

VISI :

“Terwujudnya Lembaga Keuangan Koperasi yang melayani anggota dan dikelola secara profesional berdasarkan pada nilai – nilai dan prinsip – prinsip Koperasi”.

Tugas : Buat VISI Koperasi sesuai impian Ibu—ibu !

NILAI – NILAI

Koperasi........ menjunjung tinggi nilai-nilai:

1. Menolong diri sendiri;

2. Tanggung jawab sendiri;

3. Demokrasi;

4. Persamaan;

5. Keadilan dan

6. Kesetiakawanan, serta

7. Percaya pada Nilai-nilai Etis: Kejujuran, Keterbukaan, Tanggung jawab sosial dan Kepedulian terhadap orang lain.

MISI :

Mengembangkan sikap saling menolong di antara para anggota, calon anggota dan masyarakat pada umumnya.
Memberikan pelayanan Simpan Pinjam secara profesional berdasarkan pada prinsip – prinsip dan manajemen Koperasi guna meningkatkan kemakmuran anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.
Memperkokoh struktur organisasi kelembagaan Koperasi baik intern maupun ekstern.
Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) Koperasi melalui pendidikan, pelatihan dan penyuluhan serta bimbingan.
Menjalin kerjasama dengan Koperasi lainnya maupun dengan lembaga-lembaga mitra, baik pemerintah maupun non pemerintah.

Tugas : Buat MISI Koperasi sesuai VISI, yang mendukung tercapainya VISI !

TUJUAN PENDIRIAN :

Tujuan pendirian Koperasi………….adalah untuk meningkatkan pendapatan anggota koperasi yang memiliki kegiatan usaha produktif, melalui kegiatan simpan pinjam yang bersifat profesional kepada anggota dengan tingkat bunga yang lebih murah, pelayanan yang cepat dan prosedur yang mudah.

v Tingkat bunga yang murah tersebut diatas pada Tujuan Koperasi ditetapkan dalam forum Rapat Anggota yang sah dengan mempertimbangkan kepentingan Anggota dan kepentingan kelayakan usaha.

v Dalam rangka memberikan manfaat/keuntungan kepada Anggota juga akan dibagikan Sisa Hasil Usaha yang besarnya sesuai Anggaran Dasar Koperasi…….… dan atau Keputusan Rapat Anggota.

v Pelayanan diberikan khusus kepada Anggota dan jika terdapat surplus pelayanan dapat diberikan kepada calon Anggota.

v Bagi Anggota selain diberikan kemudahan dalam pelayanan juga akan dibagikan SHU secara adil menurut jasanya.

v BUAT TUJUAN PENDIRIAN KOPERASI MENURUT IBI-IBU !

IKATAN PEMERSATU / SOLIDARITAS DAN WILAYAH KERJA :

Ikatan Pemersatu Koperasi ………adalah Warga Masyarakat Umum yang tergabung dalam Paguyuban ASRI BUDOYO. PKK, dan sebagainya.
Wilayah kerja Koperasi …….. meliputi daerah Kota / Kabupaten …… …… kecamatan………… Provinsi Jawa Timur.

KANTOR KOPERASI……………..SEKRETARIAT DAN PELAYANAN :

Sekretariat dan Alamat Surat : Jl. Papa Kuning No. 5 Malang Telp. 0341 – 472 556. Fax. 0341 – .................. Email: bambangmuridno@yahoo.co.id
Hari, Waktu Pelayanan dan Tempat Pelayanan :

1) Hari dan Waktu Pelayanan :

o Kantor buka Pukul 08.00 – 16.00 WIB

o Pelayanan Kas Hari Senin s/d Jumat Pukul 08.00 – 15.00 WIB

o Hari Sabtu Pukul 08.00 – 13.00 WIB

o Pelayanan Kredit Hari Selasa, Hari Kamis Pukul 11.00 – 13.00, Hari Jumat Pukul 13.00 – 16. 00 WIB

Hari Minggu dan Hari Libur tutup.

2) Tempat Pelayanan di Jl. Papa Kuning No.5, Malang.

BAB 2

KETENTUAN TENTANG KEANGGOTAAN

Koperasi ……………. sebagai Lembaga Keuangan adalah Badan Usaha dimana peran anggota sebagai pemilik sekaligus menjadi pengguna dan pengawas Koperasi. Keanggotaan Koperasi……………bersifat Sukarela, dimana hak suara melekat pada diri Anggota yang bersangkutan dan tidak dapat diwakilkan.

1. Persyaratan Menjadi Anggota Koperasi...............

Anggota Koperasi: Yakni seseorang yang mengajukan lamaran untuk menjadi Anggota Koperasi………….., telah memenuhi seluruh persyaratan keanggotaan sebagaimana tercantum dalam peraturan ini dan dikabulkan permohonannya untuk menjadi Anggota.

Persyaratan menjadi Anggota Koperasi

1) Warga Negara Republik Indonesia berdomisili di wilayah kerja Koperasi .......... (alamat tempat tinggal sesuai dengan KTP / KK).

2) Bagaimana dengan Calon Anggota yang rumahnya sewa atau Kos ?

3) Sudah dewasa, mempunyai kemampuan penuh untuk melakukan tindakan hukum.

4) Mempunyai penghasilan, lebih diutamakan yang mempunyai usaha produktif.

5) Ibu dan Anak Perempuan dalam satu rumah yang masing – masing mempunyai penghasilan dapat menjadi anggota. ( ? )

6) Menyatakan kesanggupan untuk hidup saling menolong, gotongroyong, produktif dan mempunyai sikap yang positif terhadap Koperasi..............

7) Membuka Simpanan/Tabungan dan sanggup menyimpan secara teratur.

8) Sanggup mengikuti pendidikan / pelatihan / penyuluhan tentang perkoperasian dan khususnya tentang AD, ART & Aturan Koperasi .............

9) Mematuhi AD / ART dan peraturan lain yang berlaku di Koperasi................

10) Membayar Simpanan Pokok sebesar Rp 100.000,- (seratus ribu rupiah).

11) Membayar Simpanan Wajib sebesar Rp 10.000,- (sepuluh ribu rupiah) per bulan

12) Membayar kontribusi pendidikan sebesar Rp 20.000,- (dua puluh ribu rupiah).

13) Membayar............

2. Prosedur Penerimaan anggota

1) Mengisi formulir permohonan menjadi anggota dilampiri fotocopy KK dan KTP yang masih berlaku dan pas foto ukuran 2 x 3 cm dua lembar (menunjukkan KTP dan KK asli).

2) Diperkenalkan oleh seorang anggota atau pengurus sebagai referensi.

3) Mengikuti penyuluhan / penjelasan tentang Perkoperasian khususnya Koperasi ........... yang dilakukan oleh Pengurus yang ditunjuk, yang belum mengikuti penyuluhan dinyatakan belum resmi menjadi anggota.

4) Setelah mendapat rekomendasi dari Pengurus yang melaksanakan penyuluhan, akan diproses untuk mendapatkan buku anggota dengan membayar Simpanan Pokok sebesar Rp 100.000,-, Simpanan Wajib minimal Rp 10.000,- untuk bulan yang bersangkutan atau dapat lebih besar tergantung dari kemampuan dari masing–masing anggota). dan kontribusi pendidikan sebesar Rp 20.000,-

5) Simpanan Pokok dapat diangsur 10 (sepuluh) kali, namun sebelum lunas calon anggota belum resmi menjadi anggota.

6) Dinyatakan resmi menjadi anggota sejak dikeluarkan Buku Anggota dan dicatat dalam Buku Daftar Anggota Koperasi..............

3. Prosedur Pemberhentian Anggota :

1) Berakhirnya keanggotaan diatur dalam Anggaran Dasar Bab .......pasal.........

2) Sesuai dengan kriteria seperti tersebut pada Anggaran Dasar Bab ....Pasal ........ayat 1, bagi anggota yang tidak berpartisipasi dan melalaikan kewajibannya selama satu tahun berturut – turut, maka dinyatakan sebagai anggota non aktif dan akan diberi peringatan terlebih dahulu sebelum diberhentikan dari keanggotaan.

3) Mengisi formulir permohonan keluar dari keanggotaan.

4) Setiap anggota yang keluar dikenakan biaya administrasi sebesar Rp 10.000,- (sepuluh ribu) yang diperhitungkan dari simpanannya.

4. Hak dan Kewajiban Anggota (sesuai Anggaran Dasar Bab ....pasal .. dan.. )

a) Hak Anggota :

1) Menghadiri, menyatakan pendapat dan memberikan suara dalam Rapat Anggota.

2) Memilih dan atau dipilih menjadi Pengurus atau Pengawas.

3) Meminta diadakan Rapat Anggota dan Rapat Anggota Luar Biasa sesuai dengan mekanisme yang tercantum dalam Anggaran Dasar.

4) Mendapatkan pelayanan dari Koperasi.

5) Mengemukakan pendapat dan saran kepada Pengurus dan Pengawas di luar Rapat Anggota baik diminta maupun tidak diminta.

6) Meminta keterangan mengenai perkembangan Koperasi.

7) Mendapatkan bagian dari Sisa Hasil Usaha (SHU) sesuai dengan jasa usaha masing – masing anggota terhadap Koperasi.

8) Mendapatkan bagian dari Sisa Hasil Penyelesaian apabila Koperasi . bubar.

9) ..................................

b. Kewajiban Anggota :

1) Mematuhi Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Peraturan Khusus dan Peraturan lain yang berlaku serta Keputusan Rapat Anggota.

2) Melunasi Simpanan Pokok dan membayar Simpanan Wajib, serta Simpanan lainnya sesuai dengan Peraturan yang berlaku atau Keputusan lain yang disahkan oleh Rapat Anggota.

3) Membayar kembali pinjaman dan bunga sesuai dengan peraturan yang sudah ditentukan.

4) Berpartisipasi dalam kegiatan usaha maupun kegiatan lainnya yang diselenggarakan oleh Koperasi.

5) Mengembangkan dan memelihara kebersamaan berdasarkan azas kekeluargaan.

6) Menanggung kerugian Koperasi sesuai ketentuan yang diatur dalam Anggaran Dasar.

7) Memberitahukan alamat yang baru kepada Pengurus apabila pindah alamat tempat tinggal.

8) ................................

c. Peran Anggota

Peran Anggota sebagai pemilik dan pengguna jasa:

1) Peran Anggota sebagai pemilik Koperasi……….., antara lain meliputi:

(1) Berperan aktif dalam memberikan masukan kepada pengurus dalam menetapkan kebijakan koperasi baik dalam forum Rapat Anggota maupun pada kesempatan lainnya.

(2) Membayar simpanan pokok sebesar Rp. 100.000,- (Seratus ribu rupiah) dan simpanan wajib sebesar Rp. 10.000.- (Sepuluh ribu) setiap bulannya dan/atau simpanan lainnya yang ditetapkan dalam Rapat Anggota.

(3) Dipilih menjadi Pengurus dan/atau memilih Pengurus dan Pengawas.

(4) Berperan aktif dalam melakukan pengawasan terhadap jalannya usaha Koperasi.

(5) Berperan aktif dalam mengikuti Rapat Anggota.

(6) Menanggung risiko jika terjadi kerugian.

(7) ………………………….

2) Peran Anggota sebagai pengguna jasa Koperasi…………, meliputi :

(1) Memanfaatkan Jasa Pinjaman Koperasi………..

(2) Memanfaatkan Jasa Simpanan Koperasi, baik berupa Tabungan Koperasi, maupun Simpanan Berjangka Koperasi dan atau simpanan lainnya.

(3) Memanfaatkan jasa pelayanan lainnya yang dimiliki oleh Koperasi

(4) ..................................

c. Status Keanggotaan Koperasi ............digolongkan sebagai berikut :

1) Anggota : Yakni seseorang yang mengajukan lamaran untuk menjadi Anggota Koperasi……., telah memenuhi seluruh persyaratan keanggotaan sebagaimana tercantum dalam peraturan ini dan dikabulkan permohonannya untuk menjadi Anggota.

2) Calon Anggota: yaitu seseorang yang mengajukan lamaran untuk menjadi anggota koperasi, namun belum dapat melunasi simpanan pokok yang ditetapkan oleh koperasi dan belum tercatat dalam buku anggota koperasi sebagaimana tercantum dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi, dan dikabulkan permohonannya untuk menjadi calon anggota. Calon Anggota tidak dicantumkan dalam buku daftar anggota, namun dapat memanfaatkan jasa pelayanan koperasi. Dalam kurun waktu tiga bulan Calon Anggota harus menjadi anggota atau ditolak keanggotaannya.

3) Anggota Kehormatan : Yakni seseorang yang karena kedudukannya diminta oleh pengurus untuk menjadi anggota kehormatan koperasi, anggota kehormatan wajib membayar simpanan pokok dan simpanan sukarela serta berperan aktif untuk kemajuan koperasi.

4) Anggota Luar Biasa : Yakni warga negara Indonesia atau warga negara asing bermaksud menjadi anggota dan memiliki kepentingan kebutuhan dan kegiatan ekonomi yang dilaksanakan oleh koperasi, namun tidak dapat memenuhi syarat sebagai anggota.

BAB 3

STANDAR KELENGKAPAN ORGANISASI KSP RANI YUSTICIA

1. Koperasi........... memiliki Standar Kelengkapan Organisasi sebagai berikut:

1) Memiliki Struktur Organisasi KSP (Pusat) dan Cabang yang jelas menggambarkan fungsi, tugas, wewenang dan tanggungjawab setiap elemen organisasi dan hubungan antara KSP dan Cabangnya secara tertulis dan sesuai Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga KSP ..............berikan pelayanan kepada Anggota sesuai dengan jatidiri Koperasi

2) Memiliki kantor KSP/Pusat dan Cabang yang jelas status dan kedudukannya sesuai dengan kompetensi yuridiksi hukum yang berlaku.

Adalah sebagai berikut: !!

3) Memiliki identitas organisasi yang jelas maknanya yang disetujui oleh Rapat Anggota

Adalah sebagai berikut: !!! Gambar Logo maksud dan filosofinya !!

4) Memiliki kepengurusan yang dipilih dan disetujui oleh Rapat Anggota.

Adalah sbb: dilampirkan saja, karena bisa berubah sewaktu-waktu !

5) Memiliki rencana kerja tertulis yang mencakup:

a. Rencana kerja jangka pendek.

b. Rencana kerja jangka panjang.

c. Rencana operasional pencapaian target kerja.

Adalah sbb: dilampirkan saja, karena bisa berubah sewaktu-waktu !

6) Memiliki kelengkapan dan prosedur administrasi tertulis.

Contoh Nomenklatur terlampir.

7) Memiliki aturan tertulis tentang monitoring dan evaluasi pencapaian target.

Siapkan formulirnya sebagai lampiran !

2. Koperasi..............memiliki Buku administrasi organisasi KJK sebanyak 16 buku dan harus dipelihara ketertibannya sesuai dengan maksud tujuan diadakannya buku administrasi organisai, yakni:

1) Buku Daftar Anggota

2) Buku Daftar Pengurus

3) Buku Daftar Pengawas

4) Buku Daftar Karyawan

5) Buku Tamu

6) Buku Simpanan Anggota

7) Buku Saran Anggota

8) Buku Anjuran Pejabat

9) Buku Anjuran Pejabat dari Instansi lain

10) Buku Keputusan Rapat Pengawas

11) Buku Keputusan Rapat Pengurus

12) Buku Keputusan Rapat Anggota

13) Buku Kejadian Penting

14) Buku Kas

15) Buku Catatan Inventaris

16) Buku Agenda

3. Contoh. BAGAN STRUKTUR KSP YUSTICIA SEJAHTERA

BAHAN DISKUSI !!

RAPAT ANGGOTA

PEMBINAN PENGURUS PENGAWAS

PENGELOLA/

MANAJER

PEMBUKUAN/

ADMINISTRASI

ANALIS

PINJAMAN KREDIT KASIR SIMPANAN

KOORDINATOR

MANTRI

KELOMPOK KELOMPOK KELOMPOK

TANGGUNG RENTENG TANGGUNG RENTENG TANGGUNG RENTENG

CATATAN :

Koperasi Serba Usaha yang mempunyai Unit Simpan Pinjam wajib dikelola oleh Manajer/Pengelola; bagi KSP skala kecil belum diwajibkan dikelola Manajer.

Jika beban pekerjaan belum padat, dapat dilakukan perangkapan jabatan asal tidak melanggar prinsip pengendalian.

2.1. URAIAN TUGAS :

1) RAPAT ANGGOTA : minimal satu kali setahun. ( RAT, RAK & RALB )

* Penyusunan RK RAPBK

* Laporan Pertanggung-jawaban Pengurus/Pengawas

* Keputusan-keputusan lain. Cukup jelas.

2) PENGURUS : memimpin organisasi dan usaha, mengadakan pembinaan, melaksanakan pengendalian, memimpin Organisasi sebagai personifikasi Badan Hukum Koperasi. Jika Pengurus merangkap Manajer/Pengelola, maka Uraian Tugas Pengurus termasuk Uraian Tugas.

3) PENGAWAS : Melaksanakan Pengawasan, Pembinaan, Pemeriksaan, Monitoring, Evaluasi dan keterlibatan dalam pembinaan dan otorisasi pinjaman dalam jumlah tertentu.

4) MANAJER :

a. memimpin usaha Unit Simpan Pinjam,

b. mengevaluasi dan memutuskan permohonan pinjaman,

c. melakukan pembinaan dan pengendalian peminjam,

d. menandatangani perjanjian pinjaman,

e. menandatangani buku tabungan dan simpanan koperasi,

f. melaporkan semua aktivitas USSIPA kepada Pengurus setiap periode tertentu, Etc.

5) PEMBUKUAN / ADMINISTRASI

a) memelihara ketertiban buku‑buku organisasi,

b) memelihara ketertiban buku‑buku akuntansi,

c) mencatat semua transaksi/kejadian di Usaha Simpan Pinjam,

d) menyusun laporan keuangan secara periodik,

e) mengadakan koordinasi dengan petugas lainnya, Etc.

6) KASIR :

a) menerima, membayarkan uang berdasarkan bukti yang sah,

b) bertanggungjawab terhadap uang di kas & mencatat dalam buku kas kasir,

c) mengamankan bukti‑bukti pendukung/dokumen pengeluaran dan pemasukan kas,

d) menutup buku kas kasir dan melaporkan kepada manajer tiap hari, Etc.

7) ANALIS KREDIT :

a) menganalisa permohonan kredit yang diajukan,

b) melakukan survey terhadap kelayakan kredit,

c) merekap dan melaporkan simpulan hasil analisa kredit,

d) memberikan pertimbangan penangguhan, penolakan, rekomendasi terhadap kelayakan kredit kepada manajer, Etc.

8) BAGIAN SIMPANAN :

a) memobilisasi Tabungan Koperasi dan Simpanan Berjangka.

b) mencatat dan melaporkan Simpanan, Tabungan Anggota,

c) memproyeksikan Simpanan, Tabungan dan Modal Sendiri,

d) menentukan batas maksimal pinjaman berdasarkan tolok ukur besarnya simpanan/tabungan Anggota,

e) memberikan pertimbangan hal‑hal yang berkaitan dengan Simpanan, Misalnya: Jumlah Simpanan menurut jenisnya, Imbalan Simpanan, Kompensasi piutang macet dengan simpanan/tabungan Anggota, Etc.

9) BAGIAN PINJAMAN

a) menerima, mencatat dan merekap permohonan pinjaman,

b) memproyeksikan pinjaman, jumlah dan jangka waktunya,

c) memimpin Koordinator/Mantri dan Ketua Kelompok Tanggung Renteng,

d) merekap piutang jatuh tempo, mengadakan penagihan dan

e) rmelaporkan semua tugasnya kepada manajer tiap hari.

koordinasi dengan petugas lainnya, Etc.

10) KOORDINATOR / MANTRI

a) mengkoordinir dan membina Kelompok Tanggung Renteng (5 sd.10),

b) membantu jika Kelompok mengalami kesulitan dalam tugasnya,

c) mengadakan konfirmasi kepada Anggota Peminjam,

d) mengadakan penilaian kondite Kelompok Tanggung Renteng,

e) melaporkan kepada Pengurus/Manajer & bagian Simpanan/Pinjaman,

11) KELOMPOK TANGGUNG RENTENG

a) menerima surat permohonan menjadi Anggota Koperasi untuk diteruskan ke Pengurus dan menerima surat permohonan pinjaman,

b) menganalisa dan mensurvey Peminjam sesuai kewenangannya,

c) memutuskan permohonan pinjaman anggota sesuai keputusan rapat kelompok,

d) melaporkan kepada bagian Simpanan/Pinjaman dan Koordinator/ Mantri atau kepada Manajer,

e) menerima uang Simpanan, Angsuran Pinjaman dan Imbalannya,

f) mencatat semua point e. yang menjadi tanggung jawabnya dan menyerahkannya kepada Kasir,

g) menyusun daftar kondite Anggota Kelompok yang meminjam.

Sesuaikan dengan kebutuhan di Koperasi Ibu dan Bapak !!

Susun uraian tugas masing-masing formasi jabatan !

BAB 4 RAPAT – RAPAT DI KOPERASI…….

1. Jenis Rapat di Koperasi…..

1) Rapat Anggota

a) Rapat Anggota Berkala – Tahunan

b) Rapat Anggota Khusus

c) Rapat Anggota Luar Biasa

Buat Ketentuan tentang Rapat Anggota !!!

1. Topik Bahasan dalam Rapat Anggota

2. Tatacara Rapat Anggota yang perlu diatur:

1) Pembentukan Panitia; Organizing Committee Steering Committee (Ketua, Seksi Keuangan, Seksi Administrasi, Seksi Konsumsi, Seksi Acara/ MC

2) Undangan dan Lampirannya: Undangan 7 hari sebelumnya; Waktu; Tempat Pelaksanaan dan Tata Ruang serta Laporan Pertanggungjawaban dan Recana Kerja & Rencana Anggaran Pendapatan & Belanja Koperasi.

3) Pelaksanaannya: Susunan Acara; Tata Tertib, Quorum, Voting dan lain sebagainya.

3. Rapat Pengurus

1) Rapat Pengurus Harian

2) Rapat Pengurus Pleno

3) Rapat Gabungan (Pengurus, Pengawas dan Manajer)

Catatan bahan diskusi !!!

Ketentuan tentang Rapat Pengurus dan Rapat Gabungan Pengurus

1) Rapat Pengurus diadakan minimal satu bulan satu kali untuk mengadakan evaluasi kinerja kepengurusan dan mengukur / posisi kesehatan koperasi. Rapat Pengurus dapat dilaksanakan secara mendadak jika...................

2) Rapat Gabungan Pengurus (Pengurus dan Pengawas) diadakan minimal tiga bulan satu kali dalam rangka mensinergikan koordinasi antara pengurus dan pengawas.

3) Rapat kerja Pengurus / Pengawas untuk menyusun rencana kerja dan RAPB diselenggarakan setiap akhir tahun.

4) Bagi Pengurus ataupun Pengawas yang tiga kali berturut-turut tidak hadir dalam rapat dianggap mengundurkan diri dari kepengurusan.

5) Bagaimana komentar dan saran Ibu dan Bapak ?!!

1) Rapat Manajer dan Karyawan

2) Rapat Kelompok

3) Dan sebagainya

BAB 5 KEPENGURUSAN DAN MANAJER / KARYAWAN

1. Kepengurusan :

1) Persyaratan Kepengurusan yakni sebagai berikut:

Diskusikan dengan seksama !! Penting !!

Bahan diskusi !!

a) Memiliki kemampuan manajerial yang baik. Dibuktikan dengan……….

b) Memiliki kemampuan kepemimpinan yang efektif.

c) Memiliki akhlak dan moral yang baik. Dibuktikan dengan………….

d) Memiliki kemampuan dan wawasan perkoperasian.

e) Memiliki………………….

f) Telah menjadi Anggota Koperasi………… minimal 2 tahun.

g) Tidak memiliki tunggakan atau pernah merugikan Koperasi……..

h) Tidak merangkap sebagai Pengurus Koperasi Lainnya…

i) Tidak….…………………..

2) Kepengurusan Koperasi ..............terdiri dari Pengurus dan Pengawas serta manajer yang Bagan Kepengurusan sebagai berikut :

Diskusikan..............................

a) Pengurus terdiri dari......... orang dengan jabatan: .............. ; dengan masa bhakti 3 (tiga) tahun dan dapat dipilih kembali maksimal.............

b) Pengawas terdiri dari..........orang dengan jabatan: ............... dengan masa bhakti 3 (tiga) tahun dan dapat dipilih kembali maksimal.............

c) Diantara Pengurus maupun diantara atau dengan Pengawas tidak boleh mempunyai hubungan keluarga sampai dengan derajat ke satu menurut garis lurus ke bawah maupun ke samping.

3) Pengelola dan Karyawan

4) Formasi Jabatan lainnya ? (Dewan Kehormatan; Dewan Penasehat &...........)

5) Tugas – tugas Pengurus dan Pengawas secara rinci diatur dalam Peraturan tersendiri.

6) Kepengurusan yang tidak melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya akan dikenakan sanksi sesuai dengan hasil evaluasi dalam rapat gabungan.

7) Tidak boleh merangkap sebagai Pengurus, Pengawas atau Karyawan di Koperasi lainnya.

8) ................................

2. Ketentuan tentang Pemilihan Pengurus / Pengawas

1) Ketentuan tentang pemilihan pengurus / pengawas serta syarat-syarat yang dapat dipilih sebagai pengurus / pengawas diatur dalam AD Bab VII pasal 22 ayat 1,2,3; ART Bab III pasal 6 sampai dengan pasal 10.

2) Pembentukan Panitia Pemilihan diatur dalam ART Bab III pasal 7 ayat 1 dan 2 melalui Surat Keputusan Pengurus.

3) Panitia Pemilihan bertanggung jawab kepada Pengurus.

4) Mekanisme pemilihan diatur dalam ART Bab III pasal 8 ayat 2,3 dan 4.

4. Manajer dan Karyawan

1) Sesuai dengan AD Bab VII pasal 25 ayat 1 (a) dan (b), pengurus dapat mengangkat pengelola (manajer dan karyawan) sesuai perkembangan koperasi, dan rencana usulan tersebut diajukan kepada Rapat Anggota untuk mendapat persetujuan.

2) Pengurus Koperasi……mengangkat Kepala Cabang yang membawahi Kantor Cabang di setiap wilayah Organisasi dan Wilayah Kerja dengan persyaratan sebagai berikut:

(1) Tidak pernah melakukan tindakan tercela di bidang keuangan dan atau dihukum karena terbukti melakukan tindak pidana di bidang keuangan.

(2) Memiliki akhlak dan moral yang baik.

(3) Mempunyai keahlian di bidang keuangan atau pernah mengikuti pelatihan simpan pinjam atau magang dalam usaha simpan pinjam yang dibuktikan dengan sertifikat.

(4) Di antara Kepala Cabang dengan pengelola lainnya Kepala Cabang Pembantu dan Kepala Pelayanan Kas tidak boleh mempunyai hubungan keluarga sampai dengan derajat ke satu menurut garis lurus ke bawah maupun ke samping dibuktikan dengan akte kelahiran dan kartu keluarga dan atau surat nikah.

3) Pengangkatan Manajer Umum maupun Kepala Cabang harus dituangkan dalam Perjanjian Kontrak Kerja yang berisi Hak dan Kewajiban yang terinci diantaranya berkaitan dengan Uang Jaminan dan Risiko jika terjadi penyalahgunaan keuangan dan lainnya yang dianggap penting.

4) Tugas, tanggung jawab, wewenang Manajer dan Karyawan diatur dalam Surat Perjanjian atau Peraturan Tersendiri (AD Bab IX pasal 37 ayat 1 sampai dengan ayat 4, ART Bab IV pasal 11 ayat 1 sampai dengan ayat 7 dan pasal 12 ayat 1 sampai dengan ayat 6.

5) Manajer dan Karyawan wajib hadir dalam rapat pengurus / rapat gabungan pengurus apabila diperlukan.

BAB 6 STANDAR PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Manajer KSP dan atau Kepala Cabang Usaha Simpan Pinjam tidak dapat mengambil keputusan di luar kewenangannya, jika terjadi permasalahan dan harus memutuskan sesuatu di luar kewenangannya maka permasalahan tersebut harus disampaikan kepada pengurus untuk dibicarakan dan diputuskan oleh Rapat Anggota.

Bagaimana kalau Pengurus merangkap sebagai Pengelola ????

2. Keputusan yang merupakan kewenangan manajer KSP dan Cabang:

1) Bersama dengan pengurus merumuskan syarat dan prosedur pinjaman.

2) Bersama dengan pengurus menentukan besarnya plafon pinjaman.

3) Bersama dengan pengurus menentukan besarnya biaya pinjaman.

4) Menolak, menangguhkan atau mengabulkan permohonan pinjaman dari anggota sesuaidengan plafon yang telah ditetapkan.

5) Bersama dengan pengurus memutuskan pemanfaatan dana menganggur yang bersifat sementara.

6) Bersama dengan pengurus menetapkan penyesuaian tingkat bunga dengan berpedoman kepada Keputusan Rapat Anggota.

3. Keputusan yang harus dibicarakan dan mendapat persetujuan Pengurus:

1) Memutuskan pinjaman yang lebih besar dari plafon yang telah ditetapkan.

2) Memutuskan rencana investasi terhadap dana yang menganggur.

3) Memutuskan syarat dan prosedur pinjaman.

4) Menetapkan penyesuaian tingkat bunga.

4. Keputusan yang harus mendapat persetujuan Rapat Anggota:

1) Menentukan produk baru dalam bentuk simpanan dan pinjaman.

2) Menentukan plafon pinjaman sesuai dengan jenis tujuan penggunaan pinjaman (Batas Maksimal Pemberian Pinjaman)

3) Menentukan plafon pinjaman terhadap internal Koperasi (Pengurus, Pengawas, Karyawan dan antar Cabang)

4) Menentukan pembagian Sisa Hasil Usaha.

5) Batasan penentuan bunga yang dapat ditetapkan oleh pengurus dan pengelola.

6) Menentukan penggunaan dana menganggur untuk investasi.

7) Menentukan sumber dana dan besarnya dana tambahan.

8) Menentukan persyaratan dan batasan Penghapusan Pinjaman.

BAB 7 KETENTUAN DAN PROSEDUR TENTANG SIMPANAN ANGGOTA

Dalam rangka menghimpun modal, Koperasi YS menarik simpanan dan tabungan kepada anggota sesuai yang diatur dalam AD dan keputusan Rapat Anggota, sebagai berikut:

DISKUSIKAN !!!

1. Persyaratan Simpanan

2. Tatacara Pembukaan Simpanan

3. Jenis Simpanan

4. Minimal Simpanan

5. Imbalan yang diberikan dan cara perhitungan bunga

6. Tatacara pencairan

7. Ketentuan lain.

BAHAN DISKUSI !!

1. Persyaratan Simpanan:

a. Yang dapat menjadi penyimpan adalah perorangan, dan badan hukum berupa Koperasi/KSP/USP lainnya ;

b. Setiap penyimpan harus terlebih dahulu menjadi anggota/calon anggota Koperasi yang bersangkutan.

2. Pembukaan Tabungan minimal Rp. 50.000,- (lima puluh ribu) dan harus melengkapi Permohonan Pembukaan Tabungan/Simpanan, fc KTP dan membeli Buku Tabungan RP. 5.000.- (lima ribu).

3. Jenis Tabungan Koperasi dan Simpanan Berjangka Koperasi

a. Tabungan Koperasi adalah simpanan yang penyetorannya dilakukan berangsur-angsur dan penarikannya hanya dapat dilakukan menurut syarat tertentu yang disepakati antara penabung dengan koperasi yang bersangkutan dengan menggunakan Buku Tabungan Koperasi.

b. Simpanan Berjangka Koperasi adalah simpanan yang penyetorannya dilakukan sekali dan penarikannya hanya dapat dilakukan pada waktu tertentu menurut perjanjian antara penyimpan dengan koperasi

4. Tabungan Suka Rela…………. ( Kalau ada lagi sebutkan ! )

a. Penyetoran simpanan dapat dilakukan oleh siapa saja, tidak harus pemilik simpanan, namun penarikan simpanan harus dilakukan oleh pemilik yang sah atau dapat dikuasakan kepada pihak lain dengan disertai surat kuasa. Minimal Setoran Rp. 10.000. (Sepuluh Ribu rp )

b. Perhitungan bunga berdasarkan saldo terendah setiap bulan, yang besarnya akanditentukan oleh Pengurus

c. Bunga akan langsung ditambahkan (dikreditkan) ke masing-masing rekening penabung pada setiap tanggal 1 bulan berikutnya.

d. Pengurus akan menetapkan kebijakan Penutupan Tabungan secara otomatis jika saldo tinggal Rp 10.000.- dan tidak aktif selama 3 (tiga) bulan; Rekening yang ditutup dikenai biaya Rp. 10.000.- (sepuluh ribu rp)

5. Simpanan Wajib Pinjam ( SWP ) adalah simpanan yang wajib dibayar oleh Peminjam dari setiap transaksi realisasi pinjaman.

a. BesarnyaSimpanan Wajib Pinjam adalah 2 % ( dua persen ) dari pokok pinjaman dan tidak boleh dicairkan selama pinjaman belum lunas.

b. SWP selain untuk menambah modal juga berfungsi sebagai Agunan dan dijadikan pertimbangan dalam menentukan plafon pinjaman.

c. Perhitungan bunga SWP berdasarkan saldo terendah setiap bulan, yang besarnya akanditentukan oleh Pengurus.

d. Bunga akan langsung ditambahkan (dikreditkan) ke masing-masing rekening penabung pada setiap tanggal 1 bulan berikutnya.

e. Jika Anggota Peminjam menunggak, maka Pengurus akan menetapkan kebijakan secara otomatis untuk mengurangkan SWP guna pembayaran/pelunasan pinjaman yang tertunggak.

6. Simpanan Berjangka Koperasi……….. ( Seperti Deposito )

a. Besarnya SIJAKOP………..minimal Rp. 500.000.- (lima ratus ribu rp ) dengan jangka waktu minimal 3 (tiga) bulan dan maksimal 1 (satu) tahun dapat diroll over (diperpanjang secara otomatis).

b. Besarnya bunga akan ditentukan oleh Pengurus berdasarkan toleransi yang diberikan oleh Keputusan Rapat Anggota dengan pertimbangan jangka waktu SIJAKOP dan kebutuhan dana pihak Koperasi.

c. Bunga akan langsung ditambahkan (dikreditkan) ke masing-masing rekening penyimpan pada setiap tanggal yang diperjanjikan di bulan berikutnya.

d. Jika Anggota Penyimpan mempunyai pinjaman yang tertunggak akan diadakan perhitungan mengurangkan Sijakop guna pembayaran/pelunasan pinjaman yang tertunggak.

e. Pencairan SIJAKOP tidak boleh dikuasakan.

f. Pencairan sebelum jatuh tempo tidak diperkenakan, kecuali tersedia likuiditas (Kas/Uang) di Koperasi yang mencukupi.

g. Jika Likiditas Koperasi mencukupi, pencairan SIJAKOP sebelum jatuh tempo dikenai denda 25 % dari bunga 1 bulan yang lalu dan bunga pada bulan berjalan hangus.

h. Jika Bilyet / Sertfikat SIJAKOP hilang, pencairan Sijakop harus dilengkapi Laporan Kehilangan Ke Polisi.

7. Hal-hal lain yang belum diatur, akan dimusyawarahkan secara kekeluargaan oleh Tim Manajemen dengan perwakilan Anggota.

BAB 8 KETENTUAN TENTANG PINJAMAN ANGGOTA

Untuk menjamin ketertiban dan menghindari pelanggaran dalam pemberian pinjaman kepada Anggota maupun Calon Anggota perlu diatur. Sbb :

Diskusikan !!!!

1. Persyaratan Pinjaman

2. Tatacara Pemberian Pinjaman (Prosedur Pemberian Pinjaman)

3. Jenis / Tujuan Pinjaman ( Konsumtif; Produktif; Komersial dst.nya)

4. Ketentuan Pinjaman menurut Tujuan Pinjaman (Konsumtif/ /KomersialProduktif dst.nya.)

5. Plafon Pinjaman ( Konsumtif......../ Komersial............Produktif.......... dst.nya.)

6. Jaminan / Agunan ( Barang = Gadai, Fiducia; Hak-hak di Koperasi; Orang/ Tanggung renteng )

7. Imbalan (Bunga Flat/efektif, Biaya............)

8. Jangka waktu dan Cara Pengembalian ( 6 Bulan ? diangsur Bulanan; Mingguan ; Harian ? )

9. Ketentuan lain (Somasi, Bonus, Sanksi, Denda dan sebagainya )

BAHAN DISKUSI !!

1. Persyaratan Pinjaman

Anggota dan calon anggota KSP/USP Koperasi bertempat tinggal di wilayah kerja KSP/USP Koperasi

(Anggota dan calon anggota sebaiknya dikelompokkan kedalam Kelompok Tanggung Renteng terdiri dari 10 sampai 20 orang menurut domisili atau profesi/usaha sejenis untuk memudahkan pembinaan dan pengawasan pinjaman dengan pola tanggung renteng.

Telah memiliki rekomendasi dari ketua kelompok (bagi KSP/USP koperasi yang menyalurkan Pinjaman lewat Kelp Tanggung Renteng)
Mempunyai usaha/penghasilan tetap.
Mempunyai Simpanan Aktif, baik berupa tabungan koperasi………maupun simpanan berjangka dan telah berjalan minimal satu bulan.
Tidak memiliki tunggakan (kredit bermasalah) dengan Koperasi maupun pihak lain.
Tidak pernah tersangkut masalah pidana.
Memiliki karakter dan moral yang baik.
Telah mengikuti program pembinaan pra penyaluran pinjam
Mempertimbangkan jumlah agunan untuk jumlah pinjaman yang berjumlah besar dan berisiko.
…………………………

2. Tatatcara Pemberian Pinjaman / Prosedur Pinjaman

a. Calon peminjam mengajukan permohonan pinjaman secara tertulis dengan mengisi formulir kepada............ dan melengkapi syarat adm/dokumen yang dibutuhkan.

b. Permohonan dicatat pada buku administrasi permohonan pinjaman.

c. Permohonan dianalisa secara administrasi / keabsahan dokumennya disertai wawancara singkat mengenai: Tujuan penggunaan pinjaman, gambaran umum bidang usaha yang akan dibiayai tersebut dan kemampuan membayar kembali Anggota calon peminjam serta agunan)

d. Analis Kredit atau Pemutus Kredit menjelaskan kepada calon peminjam mengenai persyaratan dan produk pinjaman/pembiayaan (seperti : maksimal plafond pinjaman, bunga, jangka waktu, cara angsuran dan denda bila angsuran pinjaman tidak tertib).

e. Meneruskan permohonan pinjaman yang sudah lengkap dan benar kepada Team Penilai Kelayakan Usaha untuk dilaksanakan survey ke tempat usaha/domilisi calon peminjam guna lebih meyakini hasil wawancara dan kebenaran data yang disampaikan oleh Calon Peminjam.

f. Team Penilai Kredit merekomendasi : Menerima, Menolak, atau menerima sebagian, disertai alasannya.

g. Petugas memberitahukan hasil rekomendasi dan kekurangan persyaratan kepada calon peminjam.

h. Membuat Perjanjian Hutang dan Penjaminan (jika ada) dan menjelaskan kembali tentang ketentuan pinjaman.

i. Merealisasi Pinjaman, realisasi pinjaman tidak boleh diwakilkan.

j. Memonitor usaha yang dibiayai dari Pinjaman dan memonitor Pembayaran Pelunasan Pinjaman

k. Membuat Laporan monitoring dan Pembinaan terhadap Anggota.

l. .........................................

BAB 9 KETENTUAN TENTANG SISA HASIL USAHA

DISKUSIKAN !!!

1. Alokasi penggunaan SHU setelah dikurangi dana cadangan, diatur sebagai berikut:

1) Dibagikan kepada anggota secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha masing-masing anggota.( Dari Volume PDB atau dari Kontribusi Imbalan/Jasa)

2) Dibagikan kepada anggota untuk balas jasa yang terbatas terhadap modal (yang berasal dari simpanan pokok dan simpanan wajib atau…………….)

3) Dibagikan sebagai bagian keuntungan kepada pemegang Surat Perjanjian Modal Penyertaan

4) Membiayai pendidikan dan latihan serta peningkatan keterampilan bagi pengurus, pengawas, pengelola, karyawan dan anggota Koperasi.

5) Insentif bagi pengelola dan karyawan.

6) Keperluan lain dalam menunjang kegiatan Koperasi.

2. Besarnya alokasi ke pos-pos pembagian SHU dalam Persentase ( % )

1) Dana Cadangan : 20 % ?

2) Balas Jasa Simpanan : 25 % ?

3) Balas Jasa Pinjaman : 25 % ?

4) Dana Pengurus : %

5) Dana Pendidikan : %

6) Dana Kesj. Karyawan : %

7) Dana Sosial : %

8) Dana Pembangunan Daerah : % ( perlu ? )

9) Dana Risiko : % ( perlu ? )

3. Ketentuan Pencairan / Penggunaan pos-pos bagian SHU

1) Dana Cadangan digunakan untuk: a) ………………….b)………………

2) Balas Jasa Atas Simpanan sebagian 50% ? wajib disimpan kembali sebagai simpanan wajib khusus yang tujuannya untuk meningkatkan permodalan, selain sebagai jaminan Anggota jika mempunyai Pinjaman di Koperasi.

3) Balas Jasa Atas Pinjaman sebagian 50 % wajib disimpan kembali sebagai simpanan wajib khusus yang tujuannya untuk meningkatkan permodalan, selain sebagai jaminan Anggota jika mempunyai Pinjaman di Koperasi.

4) Dana Pengurus sebagian 50 % ? wajib disimpan kembali sebagai simpanan wajib khusus yang tujuannya untuk meningkatkan permodalan, selain sebagai jaminan Pengurus atas perannya sebagai Pengelola Koperasi

5) Dana Pendidikan dapat digunakan untuk……….. selebihnya dimasukkan di Bank sebagai Cadangan Likuiditas.

6) Dana Kesj. Karyawan sebagian ………% wajib disimpan kembali sebagai simpanan wajib khusus yang tujuannya untuk meningkatkan permodalan, selain sebagai jaminan Karyawan jika mempunyai Pinjaman di Koperasi.

7) Dana Sosial digunakan untuk: a) …………………… b)………………….

8) Dana Pembangunan Daerah digunakan untuk…………………….

9) Dana Risiko digunakan untuk : a) …………………… b)…………..

BAB 9 KETENTUAN PENUTUP

1. Peraturan ini dapat diubah sesuai dengan situasi dan kondisi serta perkembangan Koperasi atas persetujuan Rapat Pengurus, yang kemudian akan dilaporkan pada Rapat Anggota.

2. Apabila kemudian hari terdapat kekeliruan dalam peraturan / ketentuan ini, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

3. Dengan dikeluarkan peraturan ini, maka Peraturan Khusus terdahulu dinyatakan tidak berlaku lagi.

4. Peraturan ini berlaku sejak tanggal 1 Juni 2011 sampai ada perubahan.

Ditetapkan di : M a l a n g

Pada tanggal : 20 Mei 2011

Ketua, Sekretaris,

……………………. ....…………………

Tugas Ibu-ibu selaku Pengurus maupun Pengawas adalah membuat SOP yang disesuaikan dengan Anggaran Dasar Koperasi, Anggaran Rumah Tangga dan Hasil Keputusan Rapat Anggota dan melengkapi sesuai kebutuhan di Koperasi,

Bahan Serahan ini hanya sekadar contoh !

Dokter Koperasi

Tuesday, July 9, 2019

CONTOH SOP SEDERHANA KOPERASI

PERATURAN KHUSUS STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

3 comments: